Ako som si hľadal virtuálnu asistentku

Ako som si hľadal virtuálnu asistentku

Podnikanie

Dlhodobo som si toho naložil na tanier veľa. Ťahať full-time v MTS. Rozvíjať madebythe: Zakladať Brot Books Deli. Konzultovať crowdfundingové projekty. A snažiť sa to skĺbiť s osobným životom. Človek nemusí byť génius na to, aby videl, že som to trochu prehnal.

Uvedomoval som si to ja. Moje okolie. Aj moja rodina. Ako každý polrok, aj na konci júna som si v Žurnáli robil Desaťročnicu, Päťročnicu a Polročnicu. A kým minulé razy tam boli vždy ciele ako spraviť viac, tentokrát to bolo opačne.

Zaumienil som si, že si nájdem virtuálnu asistentku.

Krok 1: Job Description

Prvé dva som venoval vypracovaniu kvalitného Job Description. Nechcel som to podceniť. Pretože kvalitný brief vedie ku kvalitným kandidátom. A kvalitní kandidáti ku kvalitným výsledkom. Mojím cieľom bolo zodpovedať si otázky:

  • Čo sú veci, ktoré riešim a môžem ich delegovať?
  • Koľko času mi tieto veci zaberú za deň? Koľko za týždeň?
  • Koľko som ochotný obetovať z mojej výplaty ako odmenu?
  • Aké osobnostné a profesné predpoklady by mali mať kandidáti?
  • Akým spôsobom bude fungovať zadávanie úloh? Akým reporting?
  • Čo okrem platu viem ponúknuť, aby to bolo zaujímavé?

Zároveň som chcel, aby mali v briefe kandidáti odpovede na tieto otázky:

  • Kto som a prečo si hľadám virtuálnu asistentku?
  • Prečo by mali pracovať práve pre mňa?
  • Ide naozaj o prácu z domu?
  • Aký typ úväzku preferujem?
  • Akú odmenu ponúkam?
  • Ako budú vyzerať úlohy, ktoré budú riešiť?
  • Ako bude prebiehať bežný pracovný deň?
  • V akých softvéroch budú pracovať?
  • Ako budú vyzerať ďalšie kroky v prípade, že majú o ponuku záujem?

Výsledkom je tento brief:

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
A new tool that blends your everyday work apps into one. It’s the all-in-one workspace for you and your team

Krok 2: Propagácia


Keď som bol s Job Description spokojný (a odobrila mi ho manželka 😂), hodil som ho na svoj Facebook a LinkedIn. K tomu som pridal príspevok v skupine Marketeri, copywriteri, SEO optimalizátori a čakal som na výsledky.

💡
Pro tip: Zvyčajne to robím tak, že začnem večerným postom na Facebooku a o deň ho zrecyklujem poobedným repostom na LinkedIn. Osvedčilo sa mi využívať rôzne časy, organický dosah tým narastá.

Aké boli?

  • Príspevok na Facebook mal síce menej likov, ale prišlo z neho cez 550 návštev.
  • Pod príspevkom na skupine sa rozbehla živá diskusia o platoch VAs na Slovensku. Aj vďaka tomu som z neho mal cez 500 návštev.
  • Z LinkedInu podľa očakávaní prišlo menej návštev, nemám tam silný brand. Konkrétne 88.

Krok 3: Zadanie


Vzhľadom k tomu, že mi prišlo za dva dni viac ako 30 žiadostí, som chcel čo najrýchlejšie doklepnúť zadanie. Vedel som, že chcem vidieť reakcie pri konkrétnych úlohách, preto som si vybral 8 mailov a dve osobné úlohy. Všetci mali na vypracovanie hodinu. Nešlo mi však len o rýchlosť, hodnotil som kvalitu.

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
A new tool that blends your everyday work apps into one. It’s the all-in-one workspace for you and your team

Krok 4: Kritériá hodnotenia


Priznám sa, že ma záujem o pracovnú pozíciu príjemne prekvapil. Zo začiatku som posielal zadanie všetkým, neskôr iba tým, ktorých e-mail ma zaujal aspoň na 7 z 10 bodov (viď. prvé kritérium).

Pri hodnotení som uplatňoval tieto kritériá:

How much do you want the job? (10b)

Dôležitejšie ako momentálne schopnosti je pre mňa ochota učiť sa nové veci (growth mindset). V najvyšších hodnoteniach sa teda objavovali rozčítané knihy, vypočuté podcasty, urobené kurzy. Tiež som si všímal odôvodnenie, prečo chcú VAs robiť práve so mnou. A čo na pracovnej ponuke ich zaujalo.

How flexible are you? (5b)

Tu som vychádzal z informácií z e-mailu, pri top3 kandidátoch z osobného telefonátu. Predvolená hodnota bola 3b. Veci, ktoré zvyšovali hodnotenie boli okamžitý nástup, flexibilná pracovná doba. Veci, ktoré znižovali hodnotenie boli akékoľvek povinnosti počas dňa.

Rýchlosť vypracovania (5b)

10 úloh bolo zadaných tak, že sa nedali stihnúť za hodinu. Aj tak to ale pár z VAs stihlo, čím ma zaskočili a vyslúžili si plných 5 bodov. Zadania do 1:15 hod mali 4b. Zadania do 1:30 hod mali 3b. Veci, ktoré znižovali hodnotenie boli napr. technické problémy alebo posun začiatku prác.

Presnosť komunikácie (5b)

Kritérium, ktoré prekvapivo veľa z VAs nedodržalo. Išlo o to, že v job description bolo jasne napísané, že záujemcovia sa majú hlásiť mailom. V prvom maili bolo zase napísané, nech mi dajú vedieť SMS, že majú voľnú hodinu, aby som im poslal zadanie. A nakoniec som očakával mail/SMS s tým, že to už dokončili ako bonus. Napriek tomu bolo mediánové hodnotenie 3b.

Spoločné skóre za úlohy (10b)

Kritériá hodnotenia som popísal vyššie. Za úspešné splnenie všetkých častí som dával 1 bod. Za čiastočné splnenie 0,5 alebo 0,8 bodu. Najlepšie vypracované zadanie dosiahlo 9,8b, najhoršie 1,5b.

Krok 5: Výber VA


Pri najlepších záujemcoch bol rozdiel taký malý, že som si musel pomôcť dodatočným kritériom:

Referencie (5b)

Svet je malý. A našťastie som mal s každým záujemcom viacero spoločných známych. Preto som sa ich pýtal na pracovné referencie. Tie mi pomohli určiť si poradie na prvých troch miestach.

Nakoniec bol z asistentky asistent Feri. Vitaj v tíme! 👋